Cinco etapas para você otimizar seu tempo

Por que medir o tempo e como fazer para que ele seja mais produtivo?

Um dos problemas das pessoas que se sentem exageradamente ocupadas é que elas não têm ideia de para onde foi o tempo. Nesta matéria, trataremos sobre uma das ferramentas mais simples para melhorar nosso senso de controle de tempo. Como? Através da medição das horas.

"O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização" ([1] Lei de Parkinson). 

Muitas pessoas se referem ao conceito de gestão de tempo, criado por Cyril Northcote Parkinson com algum desdém, dão de ombros e dizem "vamos lá, tudo bem". Mas se temos o objetivo usar nosso tempo dia-a-dia com eficiência, esse não é caminho.

Existe uma enorme diferença entre estar muito ocupado e estar ocupado eficientemente. Estando eu ocupado quase o tempo todo, se souber que uso meu tempo de maneira eficiente e otimizada, minha pressa não será um fator estressante.

O método para chegar a essa situação de tranquilidade, durante a realização de tarefas, é começar a medir o tempo. Quanto tempo por dia ou semana você gasta em passeios, cuidando da aparência, dormindo, trabalhando, estudando, na ginástica, na recreação, em família, em redes sociais como o Facebook, Instagram e WhatsApp? A maioria das pessoas não sabe dizer com exatidão, outras, não têm a menor ideia de como usam o espaço de tempo da sua vida.

Uma das estratégias mais importantes para fazer gerenciamento de tempo é medi-lo. O tempo passa de qualquer maneira, e o modo como o preenchemos é importante. Precisamos nos habituar a prestar atenção em como usamos o conteúdo das horas, porque o tempo que passou não voltará jamais.

Como medir o tempo e aprender lições

Para começar a planejar o uso otimizado do tempo, registre tudo o que você faz diariamente. Não há dificuldade para isso. A anotação pode ser feita facilmente com o aplicativo [2] Toggl ou outro aplicativo similar, ou, ainda, com uma caderneta de notas e uma caneta. Anote todos cada minuto do dia e todos os lugares que se fizer presente.

Depois de uma semana fazendo anotações, analise o que fez somando os minutos gastos em cada atividade que se envolveu. Pergunte-se:

• Quanto tempo gastei assistindo aos programas de televisão?

• Quanto tempo estive navegando em redes sociais?

• É tempo aceitável ou exagerei? Devo diminuir esse tempo?

• Quanto tempo estive em companhia da família e amigos?

• Precisa de mais tempo ou diminuir esse tempo?

Estas perguntas são apenas exemplos, é claro, então, ajuste as interrogações às suas ocupações. Analise o quanto tem se dedicado em concentração máxima nos estudos, trabalho e projetos pessoais, apure o quanto tem se aprofundado, quantas vezes e por quantos minutos fez interrupções e quais progressos alcançou com tais ocupações.

Esta é a etapa do aprendizado. Com base nos dados coletados e as conclusões de suas análises, considere quais serão as mudanças em sua agenda semanal. Para início, não é recomendável criar uma meta grande, mas algo que você tenha certeza que poderá cumprir, ou a tentativa que considere a menos difícil de ser atingida. Vá um passo de cada vez, na segunda semana, implemente a segunda meta, e assim, consecutivamente.

Conquistamos muitos benefícios ao medir o tempo.

1. Saiba para onde vai o seu tempo.

Naqueles dias que você pensar que 24 horas é pouco tempo para você fazer tudo o que deve ser feito, a medição do tempo ajudará a entender por onde escaparam preciosos minutos da sua vida. Às vezes, não conseguimos perceber o quanto perdemos tempo; se houver o controle de anotação, podemos verificar e melhorar o modo como ocupamos o nosso dia.

2. Pare de adiar tarefas difíceis

Você pode mudar sua percepção sobre tarefas complicadas se tiver tempo disponível para realizá-las. Por exemplo, se você souber que é possível lavar, enxugar e guardar a pilha de copos, pratos e talheres em sete minutos, não ficará desanimado.

3. A simplificação em uma área fará com que você simplifique em outras áreas

Ao aplicar os ajustes da sua anotação de uso de tempo em uma área do seu cotidiano, descobrirá que é possível fazer agir com eficiência em outras áreas. O sucesso em uma atividade tem como consequência levar encher você de disposição para conquistar mais sucessos em outras áreas completamente diferentes.

Ocorre assim em nível prático e psicológico. Por exemplo, a praticidade faz com que o estudante que gerencia bem o seu tempo, descubra que sobra tempo para fazer exercícios físicos; ou, o internauta que reduz o tempo em redes sociais, descobre que tem tempo para cultivar uma pequena horta em vasos. Psicologicamente, a mudança é mais intensa: a autoestima melhora quando a nossa vida está organizada. Nos sentimos melhor quando apenas uma área da vida está bem.

4. Não se sinta ocupado o tempo todo

O sentimento perpétuo de existir uma carga interminável não passará se não lidarmos com isso. É muito provável que aconteça a surpresa de surgir uma tarefa nova em seu dia. De repente, aparecer uma carga horária não esteja dentro da sua capacidade de controle, fatores externos podem sobrecarregá-lo, também. Mas, a maneira de lidar com essa situação, pode ser algo a ser incorporado ao seu gerenciamento de tempo. As medições constantes de tempo criam noções e perspectivas realistas de quanto tempo duram as atividades. Diante da probabilidade de assumir uma tarefa nova e inesperada, é possível compará-la com outras realizadas no passado, ter algum grau de confiança de que a comparação gerará uma previsão satisfatória.

5. Saiba quanto tempo é gasto com procrastinação

Se medirmos o tempo que passamos diante do televisor, usando o Facebook ou YouTube, e outras página de internet, a medição nos ajudará:

• Saberemos onde passamos o tempo nos dias em que não produzimos o suficiente;

• Em qual atividade devo reduzir o tempo

Não existe a intenção de desmotivar usuários de redes sociais, o objetivo é incentivar o controle das horas em no dia a dia. Redes sociais são atrativas e viciantes e levam as pessoas a adiar tudo o mais que é preciso ser feito. Adiamentos são parte da vida, é importante que seja parcialmente controlados. Estabeleça as horas do dia, ou quais dias da semana acessará suas redes sociais.

5. Aprenda a planejar seu tempo de maneira inteligente

A escala de tarefas é construída intuitivamente. É importante saber quantas tarefas podem, de fato, estar em cada quadro da sua caderneta de anotação. A tendência humana é ser uma pessoa otimista ao excesso, é muito comum planejar a conclusão de uma tarefa em uma hora, mas ser capaz de conclui-la em uma hora e meia, por exemplo. Este tipo de equívoco leva pessoas ao desânimo.

Conclusão

Criar uma agenda realista é um processo. Não é possível criá-la com rapidez. Com base na experiência, vá fazendo os ajustes das suas anotações, não confie em sua memória para todas as coisas. Meça o tempo e registre na caderneta o tempo real em que foi capaz de concluir o trabalho. 

Festeja os seus sucessos, mesmo que eles sejam modestos. Não se chateie com metas não atingidas, veja cada uma delas como degraus que o levarão ao topo. 

1. A lei de Parkinson foi publicada por Cyril Northcote Parkinson num artigo na revista The Economist em 1955.
2. O Toggl é um aplicativo de rastreamento de tempo operado pela Toggl.

E.A.G.

Com informações e fotos de: http://zehazman.net/blog/